Bu 6 Kanıtlanmış aracı kullanın: Uzak Şirketinizde Sorunsuz Çalışmayı Sağlayın

Geleneksel bir ofiste iletişim ve işbirliği oldukça basittir. Patronunuz her zaman size göz kulak olurken üretkenliği korumak kolaydır. Dosyalar yanınızda tutulurken tüm belgelere erişebilir, istediğiniz zaman iş arkadaşlarınızla konuşabilir, sürpriz bir toplantı düzenleyebilir veya herhangi bir sorunu bir tartışma ile çözebilirsiniz.

Tamamen dağıtılmış bir ekipte işler farklı. İnsanlar farklı zaman dilimlerinde çalışır, farklı diller konuşur ve farklı kültürel geçmişlere mensuptur ve nadiren yüz yüze görüşürler. Boşluğu doldurmak için, uzak bir ortamda günlük işleri sorunsuz ve basit hale getirmek için doğru araç setine ihtiyacınız vardır.

Uzak ekibiniz için sayısız araç var, ancak en kullanışlı olanları filtrelemek anahtardır. Bulut tabanlı araçlar; uzak ekiplerin temelini oluşturur ve güçlü bir ekip oluşturabilir veya kırabilirler.

İletişim için Slack

Uzak çalışanlar için, Slack sadece bir iletişim aracı değil, aynı zamanda bir inançtır. Slack, sonsuz e-posta dizisini azalttığı için uzaktan iletişim için en yaygın kullanılan araçlardan biridir. Slack, çalışanların kolaylıkla bağlanıp iletişim kurabileceği sanal bir ofis gibidir. Beyin fırtınası, birbirlerine soru sorma, dosya paylaşma, notları ve güncellemeleri karşılaştırma için mükemmeldir.

Slack aynı zamanda sanal bir su soğutucu görevi de görüyor ve uzak ekiplere işle ilgili ya da biraz nefes alabilecekleri her şey hakkında konuşabilecekleri bir yer sunuyor. Slack’in neden en iyi uzaktan iletişim araçlarından biri olduğuna hala ikna değilseniz, komik Gif’lerin sizi kesinlikle uygulamaya bağlayacağına bahse girerim.

Video Konferans için Zoom

Uzak bir ortamda, toplantılar genellikle video görüşmelerinde yapılır. Bire bir toplantı için, herhangi bir video uygulaması işi tamamlayabilir. Ancak, video görüşmesinde olması gereken bir ekip (veya ekipler) olduğunda ne yapıyorsunuz?

Mevcut çoğu video konferans aracının bir alternatifi olan Zoom, aynı anda toplantıda bulunabilecek kişi sayısı için daha yüksek bir eşik değerine sahiptir. Skype gibi diğer bazı araçlar genellikle yavaş olsa da, Zoom uzak bir ekipte etkili toplantılara izin verir. Dahili grup mesajları ile mükemmel video ve ses kalitesine sahiptir. Zoom ile ilgili en iyi özellik, herhangi bir kullanıcının sesli aramayı ücretsiz olarak yapabilmesidir.

Toplantıları uzak bir ortamda planlamak ve yürütmek zor bir iş olabilir. Ancak Zoom gibi bulut tabanlı araçlar, basit ve kolay hale getirir.

Toggl – Zaman Takip Aracı

Uzaktan çalışırken erteleme kolaydır. Toggl gibi bir zaman izleme aracı ekibinizin verimliliğini anında artırabilir. Toggl, bir görev zamanlayıcısı veya manuel giriş yoluyla görevlere ve projelere göre zamanı izler.

Zaman izlemenin yanı sıra, hem masaüstü hem de mobil uygulamalarda raporlama hizmetleri sunar. Ekibinizin çeşitli görev ve projelerde zaman ve ilerlemesine genel bir bakış sağlamak için çok etkili bir araçtır.

Time Doctor – Çalışan Yönetim ve İzleme Aracı

Time Doctor, dağıtılmış ekiplerin verimliliğini artırmaya yardımcı olan etkili bir İK teknoloji aracıdır.

Bu zaman izleme aracı uzak çalışanların işte ne kadar zaman harcadıklarını izlemenin ötesine geçer. Ayrıca, diğer çalışan yönetimi rollerini de oynar. Ekran görüntüsü izleme, sohbet izleme ve masaüstü izleme özellikleri ile Time Doctor, sanal çalışma alanında şeffaflık ve hesap verebilirlik yaratır. Çalışanlar, doğru görevler veya projeler üzerinde çalışıp çalışmadıklarını görmek için her zaman uzak ekip üyeleriyle görüşebilir.

Buna ek olarak, bu araç e-posta yoluyla doğru zaman çizelgesi, verimlilik ve web kullanım raporları gönderir. İK yöneticileri bu raporları çalışanların performansını değerlendirmek ve her bir ekip üyesinin verimlilik düzeyini izlemek için kullanabilir.

Ayrıca bordro modülü, her ekip üyesi için maaş bilgisi oluşturulmasına yardımcı olur. İK personeli, kritik görevlere odaklanabilmeleri için isteğe bağlı çalışan yönetimi görevlerini Time Doctor’a devredebilir.

Depolama için Google Drive

Google Drive, mevcut en popüler bulut depolama aracıdır. Uzak çalışanlar (ve hemen hemen dünyadaki herkes) Google Drive’ı bir nedenden ötürü kullanıyor.

Google Drive; belgeler, e-tablolar ve sunulardaki sorunsuz işbirliği özellikleri nedeniyle oldukça etkilidir. Ek özellikler arasında üçüncü taraf uygulamalar, kolay dosya paylaşımı, hızlı erişim, arama ve yedeklemeler bulunur.

Ayrıca, gelişmiş klavye erişilebilirliği, yakınlaştırma desteği, yüksek kontrast modu ve ekran okuyucularıyla daha iyi uyumluluğu olan görme engelli kullanıcılar için de erişilebilir.

İşbirliği için Trello

Trello’nun kullanım kolaylığı onu proje ve görev yönetimi için harika bir araç haline getiriyor. Trello’nun “panolar” olarak adlandırılan boş alanlar ve “kartlar” olarak adlandırılan sanal Post-it notları etrafında dönen sade tasarımı, seçtiğiniz her şeyi izlemenize, planlamanıza veya düzenlemenize olanak tanır. Bu panolar ekip içinde şeffaflığa izin verir.

Trello Slack’e bağlanabilir ve her iki araçta da mobil uygulamalar olduğu için, uzak bir çalışan için başka hiçbir araç daha iyi çalışmaz. Bu iki uygulama bir araya getirildiğinde, projeleri ele alır ve hiçbir şeyin çatlaklardan kaymasına izin vermez.

Aslında, Trello’nun kendi ekibi verimli iletişim için bir Trello panosu kullanıyor. Trello Ürün Pazarlama Lideri Stella Garber, “Trello panoları uzak bir ortamda beyin fırtınası ve planlamayı çok kolaylaştırıyor” diyor.

Orjinal Metin:

Çeviren: Kevser Ayvaz