Uzaktan Ekibinizde Yüksek Verimlilik Elde Edin

Uzaktan çalışanlar, geleneksel ofis çalışanlarından daha üretken olmakla övünüyor.  Ofiste yapılan iş dışı muhabbetle  zaman kaybetmek ve meşgul görünmeye çalışmak yerine uzaktan çalışan  bir işçi aslında işleri halleder. Bunun nedeni, uzaktan çalışan  ekiplerin her zaman sonuç odaklı olması ve başka şekilde olmamasıdır. İş gücü uzak bir ortamda daha az stres altındadır ve bu da daha yüksek verimlilik sağlar. Kendi çalışma saatlerini ve alanlarını seçme ve stresli ofise gidip gelme durumundan kurtulmak, odaklanmalarına yardımcı olur.

Ama hepimizin bildiği gibi hiçbir şey sabit değildir. Uzaktan çalışan bir işçi için dikkat dağıtıcı şeyler de kolaylaşır. Uzaktan çalışan işçiler kendilerini motive ediyor olsa da, yüksek üretkenliklerini  korumak için sürekli çaba göstermeleri gerekmektedir. İşin sorunsuz devam etmesi için, tanımlanmış bir süreci uygulamaya koymak gerekir.

UZAKTAN ÇALIŞIRKEN  ÜRETKENLİĞİ  ARTIRMAK

  • Yapıyı tanımla

Esnek çalışma saatleri ve özerklik, yapı dışı ve silolarda çalışma anlamına gelmez. Yapı ve yönergeler, uzaktan çalışan ekipler için kesinlikle gereklidir. Sürekli verimlilik için tüm ekip için belirlenen kuralların dışında, ekibe ayak uydurmak ve odaklanmak için bir dizi kişisel yönerge olması önerilir.

  • Hedefleri belirleyin

Ekibin, kuruluşun hedeflerini tanımlaması ve bu hedeflere ulaşmak için tanımlanmış bir planı olması gerekir. Çıkarlarını uyumlu tutmak için uzun ve kısa süreli hedeflerin tüm çalışanlara iyi bir şekilde iletilmesi tavsiye edilir. 

  • Çalışma alanı ayarlama

Ekibinizin kendileri için ayrılmış çalışma alanlarına sahip olduğundan emin olun. Tanımlanmış bir çalışma alanı, uzak bir ortamda verimliliği artırır .  Kendi evinizdeki bir çalışma odası ya da yandaki kafede normal bir masa da olabilir. Tanımlanmış çalışma alanları; size ve ekip üyelerinize odaklanmış olarak kalmada yardımcı olacaktır. 

  • İşi Önceliklendirme

Ekip, aynı anda, farklı saat dilimlerindeki kişilerle, genellikle birden fazla proje üzerinde çalışacaktır. Hangi projenin diğerinden daha önemli olduğunu tespit edebilmeli ve bunu öncelikli tutabilmelidir. Bu, acil ve acil olmayan işleri ayırt etmenize ve son teslim tarihlerine uymanıza yardımcı olacaktır.

  • Yapılacaklar

Yapılacaklar listeleri uzaktan çalışanın kurtarıcısıdır. Bu listeler sadece ekibinizin çalışmalarını takip etmesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda çeşitli konularda ilerlemelerini izlemenize de yardımcı olur. Ayrıca, uzak bir ortamda zamanı yönetmenin harika bir yoludur.

  • İş şeffaflığı

İş şeffaflığı uzaktan çalışmayı kolaylaştırır. Birincisi, bu her ekip üyesinin tüm verilere erişimini sağlar ve gereksiz iletişimi azaltır. İkinci olarak, her üyenin performansını ve ilerlemesini takip etmenize yardımcı olur.

  • Allen Christensen’ın DO sistemi

Allen Christensen, uzaktan çalışan ekibi içinde bir Do sistemini takip eder. Ekibi altı ay boyunca çalışır ve ardından tüm ekip iki hafta izin alır. Altı çalışma ayının başında, Do sistemlerini kullanarak tüm çalışma dönemi için gündemi oluştururlar. Bu gündem, gerçekleştirilmesi gereken tüm hedefleri, tamamlanması gereken süreyi ve bu hedeflere nasıl ulaşılacağını kapsar.

İLETİŞİM VE  İŞBİRLİĞİ  KURALLARINI AYARLAMA

Umarım ekibiniz soruları cevaplamaya hazırdır, bir soruya cevap vermek için yaptığınız işi durdurursanız üretkenliği engelleyebilir. Bu durumu önlemek için tanımlı bir iletişim sistemine ihtiyacınız vardır.

  • Doğru araçları seçin

Bulut tabanlı araçlar, uzak ekipler için iletişim için kullanılan çözümdür. Farklı iletişim türleri için doğru araçların seçilmesi, çalışanın gelen kutusundaki bir yığın iletiyi önler ve hijyeni korur. Örneğin, acil veya eşzamanlı iletişim için Slack veya doğrudan metin mesajları kullanılabilirken e-postalar asenkron iletişim için kullanılabilir.

  • Sohbet iletişim kanalları

E-postaları tamamen atmak, düşündüğünüzden çok daha fazla zaman kazandıracaktır. Henüz yapmadıysanız, e-postadan çıkın ve gerçek zamanlı iletişimin cesur yeni dünyasına girin.  Kolay ve anında konuşmaya olanak sağlamak  için Slack veya HipChat gibi bir araç kullanın.

  • Birbirinizle iletişim kurun

Ekibinizin her bir üyesi, kendilerini saatin dışında düşünüyor olsalar bile, çağrıları, kısa mesajları, e-postaları veya doğrudan mesajları cevaplamaya istekli olmalıdır. Herhangi bir üye hangi nedenle olursa olsun müsait değilse, siz ve diğer ekip üyeleri bu üyelerin müsait olmaması hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Bu zaman kazandırır ve işi daha hızlı yapar.

  • Açık ve özel iletişim

Göndermeden önce daima düşünün. Diğer ekip üyelerinin zamanına değer vermeli ve iletişiminizi açık ve spesifik tutmalısınız. Bu noktaya olan iletişiminizi açık ve net tutun (ekip üyelerinizden biriyle iş dışı sohbet ederek  geçirdiğiniz anlar hariç).

GERİ BESLEME MEKANİZMASI YERİNDE OLSUN

Geri bildirimde bulunmak, ister uzaktan  ister geleneksel olsun, her kuruluşun ayrılmaz bir parçasıdır. Bu, uzaktan çalışma kültüründe özel bir yere sahiptir, çünkü birebir insan etkileşimi cephesinde kaybettiğimiz şeyleri kontrol eden ve dengeleyen şey budur. Düzenli geri bildirimler üretkenliği ve iş kalitesini artırmaya yardımcı olur. İşte geri bildirim sürecinin nasıl mantıklı hale getirileceğine dair birkaç öneri:

  • Check-in

Haftalık veya iki haftada bir konferans görüşmeleri şarttır. Grup sohbetinizde her gün temas halinde olsanız da, belirli bir gündemle konferans görüşmeleri ayarlamak, herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur ve onlara yakın gelecekte sorumlulukları için bir taslak verir. Konferans çağrıları ayrıca bir hesap verebilirlik katmanı yaratır, çünkü kimse tüm ekibin önünde hazırlıksız görünmek istemez.

  • İlerleme raporları

İlerleme raporları, üretkenliğin anında artırılmasına yardımcı olabilir. Olumsuz bir rapor, ekibinizi daha çok çalışmaya ve kendini geliştirmeye doğru itecektir, olumlu raporlar da onları iyileştirmeye doğru çekecektir. Dünyadaki her çalışan, ister uzaktan ister başka bir şekilde olsun, oyunda en iyi kalmak istiyor.

  • Sonuçlara odaklanın

Sonuçlara odaklanmak olumlu bir ortamın korunmasına yardımcı olacaktır. Uzaktan bir ortamda, değerlendirmenin tek ölçüsü sonuçtur. Bu sadece üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda sizinle ekip üyeleriniz arasındaki işbirliğini de geliştirir.

Orjinal Metin

Çevirmen : Hanife Avcı